AI in practice ·
員工用 ChatGPT 處理公司資料之前，老闆要先知道的三件事
員工把客戶名單、報價、合約貼進 AI 問問題，已經是日常。這不一定是壞事，但你得知道那些資料去了哪裡、誰看得到、以及公司該訂什麼規矩。
第一件事：資料去哪了
你在免費或個人版的 AI 聊天服務裡打的每一句話，都會送到服務商的伺服器。多數服務的預設條款允許把對話用來改善模型，除非你手動關掉。企業版通常承諾不拿你的資料訓練，但資料還是存在對方那裡。
所以合理的心態是：貼進去的東西，就當作它已經離開公司了。 這跟寄 email 給外部廠商是一樣的邏輯——不是不能寄，是要知道自己在寄什麼。
第二件事：哪些資料不該貼
我們建議中小企業至少畫出三條線：
| 等級 | 例子 | 可以貼公開 AI 嗎 |
|---|---|---|
| 公開 | 官網文案、產品介紹、一般問題 | 可以 |
| 內部 | 流程文件、未發布的計畫、內部報表 | 去掉公司和客戶名稱後，看情況 |
| 機密 | 客戶個資、合約、報價、財務數字、員工資料 | 不行 |
「客戶個資」這一條在台灣還有個資法的問題：把客戶的姓名電話貼到境外服務，嚴格來說就是把個資傳到國外，出事時責任在公司。
第三件事：只禁止沒有用
員工用 AI 是因為它真的省時間。只貼一張「禁止使用 AI」的公告，結果是大家改用手機偷偷用，公司連發生什麼事都不知道。
比較實際的做法：
- 講清楚三條線，花十分鐘開會說明，比一百條規定有用。
- 給一個合規的工具：企業版帳號、或者放在公司自己主機上的 AI。後者資料完全不出公司，這幾年的成本已經降到中小企業負擔得起。
- 把常見用途做成固定流程：例如「客訴回信草稿」「報價單格式整理」——流程固定了，資料怎麼處理就能事先設計好，不用每次靠員工自己判斷。
寫在最後
AI 這件事，我們的立場一直是：該用，而且要用得安心。資料留在自己手上，不是為了保守，是為了讓你可以放心讓員工大膽用。