換系統，舊資料搬得過去嗎？新舊並行才是安全的換法

為什麼這個問題這麼難回答

舊系統的資料通常長這樣：用了八年、三任會計各有各的記法、「備註」欄位裡塞著真正重要的資訊、同一個客戶在系統裡有四個名字。

搬資料的技術本身不難，難的是這些資料在舊系統裡「能用」是因為有人記得那些潛規則。搬到新系統，潛規則不見了，資料就變成一堆看起來對、實際上對不起來的數字。

三種常見的搬法

1. 全搬——把舊系統所有歷史資料轉進新系統。聽起來最完整，實際上最容易出事：舊資料的格式問題會全部被帶進來，新系統從第一天就是髒的。

2. 只搬「現在」——客戶、商品、供應商這些主檔，加上目前的庫存和未結清的帳。歷史交易留在舊系統查。這是我們最常建議的做法：新系統乾淨開始，舊資料隨時查得到。

3. 從零開始——什麼都不搬，重新建檔。適合舊資料已經不可信、或規模小到重建比清理快的公司。

新舊並行：最重要的一步

不管用哪種搬法，換系統最危險的時刻不是上線那天，是上線後第一個月底——會計要關帳，才發現新系統的數字跟舊的對不起來，而這時候舊系統已經關了。

所以我們堅持新舊並行：

1. 新系統上線後，舊系統繼續記一到兩個月。
2. 每個月底，兩邊的庫存、應收、應付拿出來對。
3. 對不起來的，找出原因修正——通常是資料搬移時的規則漏了，不是誰記錯。
4. 連續兩個月對得起來，才關舊系統。

問廠商這幾句

• 「主檔和歷史交易你們怎麼處理？」——答案應該分開講，不是籠統的「都可以轉」。
• 「轉過去之後，怎麼驗證資料是對的？」——要有具體的對帳方法。
• 「舊系統關掉之後，歷史資料怎麼查？」——匯出成 Excel 留存？保留舊系統唯讀？要講清楚。

寫在最後

我們評估客戶的舊系統時，第一件事是直接讀它的資料庫，看資料實際長什麼樣，而不是看它的功能列表。搬資料這件事，永遠是資料本身決定方法，不是反過來。